El problema
Una institución con miles de estudiantes no tiene forma de saber a quién llamar primero. Los datos existen —notas, asistencia, cartera— pero viven en sistemas distintos y nadie los cruza. Cuando alguien nota que un estudiante dejó de venir, ya pasó un semestre.
El flujo
Notas, asistencia y cartera
Airtable
Corre cada lunes
n8n · Schedule
Interviene una personaNormaliza y cruza por estudiante
n8n · Code
Calcula riesgo con cinco factores
n8n · Function
Aplica reglas de intervención
n8n · Switch
Guarda el histórico
Supabase
Avisa a quien corresponde
Correo · WhatsApp
Tablero de seguimiento
Airtable Interface
Herramientas
- Airtable
- n8n
- Google Sheets
- Correo y WhatsApp
- Supabase
Qué pasa cuando algo falla
Un flujo que sólo funciona con datos perfectos no sirve. Estos son los casos que se previeron y qué hace el sistema en cada uno.
Un estudiante no tiene registro de asistencia ese período
El factor se excluye del promedio en vez de contar como cero. Un dato que falta no es un dato malo, y tratarlo como cero inventaría riesgo donde no lo hay.
La fuente devuelve un archivo vacío o la conexión falla
El flujo no escribe nada, conserva el cálculo de la semana anterior y avisa al responsable técnico. Nunca se envían alertas basadas en datos incompletos.
Un estudiante aparece dos veces con documentos distintos
Se detecta por nombre y programa, se marca para revisión humana y se excluye del envío hasta resolverlo. No se fusiona automáticamente.
El mismo estudiante dispararía alerta cuatro semanas seguidas
Hay silencio de dos semanas por estudiante y regla. Sin eso, quien recibe las alertas deja de leerlas al mes.
Resultado medible
2 indicadores están en medición: estudiantes en riesgo detectados antes de desertar, horas de revisión manual evitadas al semestre. Se publicarán con su fuente y su método. Prefiero dejar el hueco a la vista antes que poner una cifra que no pueda sustentar en una entrevista.
Demostración
Una cohorte de 180 estudiantes, cargada y evaluada. El sistema calcula el riesgo de deserción de cada uno con cinco factores declarados, lo clasifica en cuatro bandas y aplica 4 reglas de intervención.
- Estudiantes evaluados
180
cohorte completa
- Exigen actuar
34
19 % de la cohorte
- Riesgo crítico
9
intervención inmediata
Mapa de la cohorte
Cada punto es un estudiante. Cuanto más abajo y más a la izquierda, más riesgo. Pasa por encima con el ratón, o entra al mapa con el tabulador y recorre los puntos con las flechas.
Señala un punto para ver el detalle.
Distribución por banda de riesgo
- Bajo136 · 76 %
- Medio10 · 6 %
- Alto25 · 14 %
- Crítico9 · 5 %
Bajo hasta 29, medio hasta 54, alto hasta 74, crítico desde 75.
Estudiantes que exigen actuar, por programa
- Administración12 de 51
- Contaduría10 de 49
- Ingeniería de Sistemas6 de 43
- Psicología6 de 37
El nombre del programa acompaña siempre al color: el dato nunca depende de distinguir tonos.
Intervenciones que el sistema propone
- Intervención inmediata del comité de permanencia9 estudiantes
Comité de permanencia · se dispara si riesgo ≥ 75.
- Contacto directo y plan de recuperación de clases24 estudiantes
Dirección de programa · se dispara si asistencia ≤ 0.6.
- Asignar tutoría académica en las materias perdidas22 estudiantes
Coordinación académica · se dispara si reprobadas ≥ 3.
- Remitir a apoyo financiero y revisar plan de pago25 estudiantes
Bienestar universitario · se dispara si mora = sí y riesgo ≥ 50.
Lista priorizada
Los veinte casos de mayor riesgo. Elige uno para ver cómo se calculó.
| Estudiante | Programa | Riesgo | Banda |
|---|---|---|---|
| Contaduría | 91 | Crítico | |
| Administración | 91 | Crítico | |
| Administración | 90 | Crítico | |
| Contaduría | 86 | Crítico | |
| Administración | 85 | Crítico | |
| Administración | 83 | Crítico | |
| Administración | 77 | Crítico | |
| Contaduría | 76 | Crítico | |
| Contaduría | 75 | Crítico | |
| Psicología | 73 | Alto | |
| Administración | 73 | Alto | |
| Contaduría | 72 | Alto | |
| Administración | 71 | Alto | |
| Contaduría | 70 | Alto | |
| Psicología | 70 | Alto | |
| Psicología | 69 | Alto | |
| Contaduría | 69 | Alto | |
| Administración | 69 | Alto | |
| Psicología | 68 | Alto | |
| Contaduría | 68 | Alto |
Cómo se calculó
Santiago Naranjo E-1008
91de 100 · riesgo crítico
- Rendimiento académico (1.84)+30 de 30
- Asistencia (52 %)+23.6 de 25
- Materias reprobadas (3)+20 de 20
- Cartera vencida (sí)+15 de 15
- Avance de créditos (51 %)+2.7 de 10
Suma de aportes = 91. Sin residuo ni ajuste oculto.
Intervención inmediata del comité de permanencia
riesgo ≥ 75 · tiene 91
Contacto directo y plan de recuperación de clases
asistencia ≤ 0.6 · tiene 0.52
Asignar tutoría académica en las materias perdidas
reprobadas ≥ 3 · tiene 3
Remitir a apoyo financiero y revisar plan de pago
mora = true · tiene true · riesgo ≥ 50 · tiene 91